Bölüm Sekreteri
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
-
Fakülte-bölüm arası ve bölümler arası yazışmaları yapar ve ilgili yerlere teslim eder.
-
Bölümden giden ve bölüme gelen evrak ve yazıları dosyalar.
-
Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasını izler, gereken yazıların gününde Dekanlığa iletilmesini sağlar.
-
Toplantı, seminer, konferans gibi etkinliklerin duyurularını yapar.
-
Bölüm Kurulu raporlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar.
-
Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır.
-
Bölüm personelinin mazeret izni, rapor, görevlendirme vb. üst yazılarını yazar.
-
Dekanlıktan gelen öğrenci ile ilgili “Fakülte Yönetim Kurulu” “Akademik Genel Kurul” gibi diğer tüm kurul ve komisyon kararlarını ilgili öğretim elemanlarına duyurur. Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili iş ve işlemleri takip ederek alınan bölüm kurul kararını Dekanlığa bildirir.
-
Kesinleşen haftalık ders programlarını dekanlığa bildirmek için üst yazısını hazırlar.
-
Muafiyet dilekçelerinin anabilim dalı başkanları ve danışmanlar tarafından incelemesini sağlar.
-
Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları anabilim dalı başkanlarına, danışmanlara ve dersin öğretim elemanlarına duyurur, görüş istenen yazılara görüş yazısını yazar.
-
Gelen evrakların kaydedilmesi ve sevk edilen birimlere yönlendirilmesi yapar.
-
Bölümün yazı işlerinin yürütülmesini sağlar. Bölüme ait yazıları gerektiği kadar çoğaltır ve ilgililere teslim eder.
-
Evrakları ilgili kişi veya birime zimmetle teslim eder ve ilgili kişi veya birimden zimmetle teslim alır.
-
Ara, yarıyıl sonu, mazeret, tek ders ve ek sınav İşlemlerinin yürütülmesini sağlar.
-
Yeni kayıt veya yatay geçiş ile gelen öğrencilerin daha önceki öğrenimlerinde görmüş oldukları dersler ile ilgili muafiyet işlemleri ve Üniversite tarafından yapılan muafiyet sınavı sonucu başarılı olan öğrencilerin muafiyet işlemlerinin yapılmasını sağlar.
-
Öğretim elemanlarının yurt içi ve dışı bilimsel toplantılara katılması, inceleme, araştırma ve uygulama yapmak üzere görevlendirmesi işlemlerinin yapılmasını sağlar.
-
Yeni ders açılması işlemlerinin yapılmasını sağlar.
-
Birim dosyalama işlemlerinin yapılmasını ve arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlar.
-
Öğrencilerle ilgili olarak, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın görev, yetki ve sorumluğu dışındaki ve kendisinin sorumluğuna verilen öğrenci işleri ile ilgili tüm işleri yerine getirir.
-
Kanun ve yönetmeliklerde kendi sorumluluğunda belirtilen diğer faaliyetleri yerine getirir.
-
Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütür.
-
Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapar.
-
Bölüm Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Yüksekokul/Fakülte Sekreteri, Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı, Dekan Yardımcısı ve Dekana karşı sorumludur.